Quel fichier déposer : reconnaître le document signé

Le fichier à redéposer sur le Guichet Unique est celui que vous avez reçu après la signature, jamais celui que vous aviez téléchargé au départ. Les deux se ressemblent beaucoup, et c'est la confusion la plus fréquente au moment du dépôt.

Pourquoi vous vous retrouvez avec deux fichiers

Le parcours crée mécaniquement deux versions du même document.

D'abord, le portail de l'INPI produit votre document de synthèse (le PDF qui récapitule votre formalité) et vous le fait télécharger. À ce stade, il n'est pas signé.

Ensuite, vous faites signer ce PDF. L'outil de signature vous renvoie une nouvelle version du fichier, qui contient cette fois la signature.

Les deux atterrissent au même endroit sur votre ordinateur, en général le dossier « Téléchargements ». Ils portent souvent un nom très proche. Rien à l'écran ne dit lequel est lequel.

La règle en une phrase : le bon fichier est celui qui est arrivé en dernier, c'est-à-dire après l'étape de signature.

Les quatre signes qui distinguent le bon fichier

Aucun de ces signes n'est infaillible tout seul. Pris ensemble, ils ne trompent pas.

1. La date et l'heure

Ouvrez votre dossier de téléchargements et classez les fichiers par date, du plus récent au plus ancien. Le document signé est le plus récent des deux, puisqu'il a été créé après.

Sur Windows, faites un clic droit dans le dossier, puis « Trier par » et « Date de modification ». Sur Mac, dans le Finder, cliquez sur l'en-tête de colonne « Date d'ajout ».

2. Le poids du fichier

Une signature électronique ajoute des données dans le fichier : le certificat, la date et l'heure officielles, et le scellé lui-même. Le document signé est donc plus lourd que l'original.

L'écart varie, mais il est toujours visible. Si vos deux fichiers affichent exactement le même poids, c'est que vous avez deux fois le même document, et qu'aucun n'est signé.

3. Le nom du fichier

Beaucoup d'outils ajoutent un mot au nom du fichier signé, ou modifient légèrement le nom d'origine. Ce n'est pas systématique, donc ne vous fiez pas uniquement à ce signe.

Attention aussi au piège inverse : si votre système a ajouté un numéro entre parenthèses à la fin du nom, cela veut simplement dire que vous avez téléchargé deux fois le même fichier. Ce n'est pas un signe de signature.

4. Le panneau des signatures

C'est le seul signe qui donne une certitude. Ouvrez le PDF dans une visionneuse de documents, et cherchez le panneau ou l'onglet qui liste les signatures.

Si le document est signé, ce panneau affiche un nom. Si le document ne l'est pas, le panneau est vide, ou n'apparaît pas du tout.

Point important : le nom affiché doit être le vôtre. S'il s'agit du nom d'une société ou d'un service, la signature existe bien, mais elle risque de ne pas correspondre à ce que l'INPI demande. Ce point est expliqué dans le guide sur les niveaux de signature.

Le piège du dossier de téléchargements

Sur téléphone, le fichier reçu par courriel n'est pas toujours enregistré au même endroit que celui téléchargé depuis le portail. Vous pouvez donc avoir le bon fichier sans le trouver.

Deux réflexes utiles :

si vous avez reçu le document signé par courriel, ouvrez directement la pièce jointe depuis le message plutôt que de la chercher dans vos dossiers ;
si vous faites la démarche sur ordinateur, gardez ce même ordinateur pour toutes les étapes. Passer du téléphone à l'ordinateur en cours de route multiplie les copies du fichier.

Ce qu'il ne faut surtout pas faire avec le bon fichier

Une fois que vous avez identifié le document signé, il se dépose tel quel. Sans aucune manipulation intermédiaire.

La signature électronique n'est pas une image collée sur la page. C'est un calcul fait à partir du contenu exact du fichier. Si le fichier change, ne serait-ce que d'un caractère invisible, le calcul ne correspond plus et la signature devient invalide.

À éviter absolument après la signature : ouvrir le PDF dans un éditeur puis l'enregistrer (même sans rien modifier), utiliser « Imprimer » puis « Enregistrer au format PDF », faire passer le fichier par un outil de compression ou de conversion en ligne, ou l'imprimer sur papier pour le rescanner.

Chacune de ces opérations produit un nouveau fichier. Il ressemble à l'original, la signature y est peut-être encore visible à l'œil, mais le contrôle automatique de l'INPI la refuse.

Comment savoir que vous avez déposé le bon

Le portail vous le dit lui-même, et c'est la seule confirmation qui compte.

Quand le fichier déposé convient, le message d'erreur en rouge disparaît et le bouton permettant de signer la formalité devient actif. Tant que le message rouge reste affiché, le fichier n'a pas été accepté, quelle que soit son apparence.

Si vous êtes sûr d'avoir déposé le bon fichier et que le message persiste, le problème vient d'ailleurs. Les trois causes possibles sont détaillées dans le guide « Votre signature n'est pas valide ».

Questions fréquentes

Comment savoir quel fichier déposer sur l'INPI ?

Le fichier à déposer est celui que vous avez reçu après la signature, jamais celui téléchargé au départ sur le portail. Quatre signes le distinguent : il est plus récent, il est plus lourd que l'original, son nom est parfois modifié, et surtout son panneau des signatures affiche un nom. Ce dernier signe est le seul qui donne une certitude.

Mes deux fichiers font exactement le même poids, est-ce normal ?

Non. Une signature électronique ajoute des données dans le fichier : le certificat, la date et l'heure officielles, et le scellé lui-même. Le document signé est donc toujours plus lourd que l'original. Si les deux fichiers affichent le même poids, vous avez deux fois le même document, et aucun n'est signé.

Puis-je compresser le PDF signé avant de le déposer ?

Non. La compression produit un nouveau fichier, ce qui rompt la signature. Il en va de même pour l'ouverture dans un éditeur suivie d'un enregistrement, l'usage de « Imprimer » puis « Enregistrer au format PDF », ou l'impression suivie d'un scan. Le document signé se dépose tel qu'il a été reçu, sans aucune manipulation.

Le fichier signé porte-t-il toujours un nom différent ?

Pas systématiquement. Certains outils ajoutent un mot au nom du fichier, d'autres non. Attention au piège inverse : un numéro entre parenthèses ajouté à la fin du nom signifie seulement que vous avez téléchargé deux fois le même fichier, pas qu'il est signé.

Où trouver le fichier signé sur mon téléphone ?

Sur téléphone, un fichier reçu par courriel n'est pas rangé au même endroit qu'un fichier téléchargé depuis le portail. Le plus sûr est d'ouvrir directement la pièce jointe depuis le message, plutôt que de la chercher dans les dossiers. Faire toute la démarche sur un seul appareil évite de multiplier les copies.

Page mise à jour le 23 août 2026. Site indépendant : les démarches officielles se font sur procedures.inpi.fr.