« Votre signature n'est pas valide » : ce que vérifie le portail

Ce message signifie que le contrôle automatique du Guichet Unique n'a pas trouvé, dans le PDF déposé, une signature répondant à l'article R123-5 du code de commerce. Trois situations produisent ce résultat : le fichier ne contient aucune signature, la signature a été rompue par une modification du fichier, ou elle repose sur un certificat qui n'est pas au nom d'une personne physique.

Le message cite un article de loi

C'est le détail que presque personne ne relève, et c'est pourtant celui qui explique tout. Dans sa formulation la plus complète, le message affiché est le suivant :

Le portail ne vous reproche donc pas d'avoir mal manipulé un outil. Il constate qu'une exigence réglementaire précise n'est pas remplie. Savoir ce que cette exigence dit permet de comprendre pourquoi certains documents passent et d'autres non.

Ce que dit exactement l'article R123-5

Cet article du code de commerce a été réécrit par le décret n° 2022-1620 du 23 décembre 2022, entré en vigueur le 1^er janvier 2023, en même temps que le Guichet Unique. Son premier alinéa pose la règle :

Deux mots comptent dans cette phrase, et ils ne désignent pas la même chose. Avancée qualifie la signature. Qualifié qualifie le certificat qui la porte. Cette distinction est la source de la plupart des malentendus ; elle est détaillée dans le guide sur les niveaux de signature.

Pourquoi le mot « cachet » apparaît dans le message

Le règlement européen distingue deux objets voisins mais juridiquement différents.

La signature électronique émane d'une personne physique. Elle exprime le consentement de quelqu'un au contenu du document.

Le cachet électronique émane d'une personne morale, c'est-à-dire d'une société. Il garantit l'origine et l'intégrité du document, un peu comme un tampon d'entreprise apposé automatiquement sur des factures ou des bulletins de paie. Il n'exprime le consentement de personne en particulier.

Une formalité d'entreprise engage un dirigeant, pas un automate. C'est pourquoi l'INPI précise que le titulaire du certificat doit être une personne physique : le mandataire, l'entrepreneur ou le représentant légal de la société.

Ce que le contrôle automatique regarde, et ce qu'il ignore

Le portail n'ouvre pas votre PDF pour le regarder. Il lit les données de signature enregistrées à l'intérieur du fichier. Cela a une conséquence contre-intuitive : l'apparence du document n'entre pour rien dans la décision.

Une image de signature manuscrite collée sur la page ne produit aucune donnée de signature. Elle est invisible pour le contrôle. À l'inverse, un fichier qui ne montre rien à l'œil peut parfaitement contenir une signature conforme.

Concrètement, le contrôle vérifie trois choses : qu'une signature électronique est bien présente dans le fichier, que le contenu du fichier n'a pas bougé depuis qu'elle a été apposée, et que le certificat associé est un certificat qualifié établi au nom d'une personne physique.

Les trois situations qui déclenchent le message

1. Le fichier déposé ne contient aucune signature

C'est la situation la plus fréquente, et elle n'a rien à voir avec la réglementation. Le parcours produit mécaniquement deux fichiers très proches sur votre ordinateur : la synthèse téléchargée depuis le portail, qui n'est pas signée, et la version renvoyée après signature. Redéposer la première déclenche le message. Le guide sur le bon fichier à déposer détaille comment les distinguer.

2. La signature a été rompue après coup

Une signature électronique n'est pas une image posée sur le document. C'est un calcul effectué sur le contenu exact du fichier, ce qui permet de détecter toute modification ultérieure — c'est précisément l'une des quatre exigences que le règlement européen impose à une signature avancée.

Cette qualité a un revers : si le fichier change d'un seul octet, le calcul ne correspond plus. Rouvrir le PDF dans un éditeur et l'enregistrer, passer par « Imprimer » puis « Enregistrer au format PDF », compresser le fichier ou l'imprimer pour le scanner : chacune de ces opérations produit un nouveau fichier et rompt la signature.

3. Le certificat n'est pas au nom d'une personne physique

C'est la situation que le message décrit explicitement avec le mot « cachet ». Elle est moins fréquente que les deux premières, mais c'est la seule qui oblige à refaire la signature elle-même.

Beaucoup d'outils de signature en ligne apposent un scellé établi à leur propre nom, et non au nom de l'utilisateur. Le document paraît signé. Le certificat, lui, désigne une société.

Une exception que le message ne dit pas : les créations

L'article R123-5 ne s'applique pas uniformément à toutes les formalités. Son troisième alinéa pose une exception explicite :

Autrement dit : si vous êtes en train de créer votre entreprise, vous n'avez besoin d'aucun certificat. L'INPI vous fait cocher une case, qui vaut signature et déclaration sur l'honneur.

L'exigence de signature avancée ne concerne que les modifications, les cessations et le dépôt des comptes annuels. Si ce message s'affiche, vous êtes nécessairement dans l'un de ces trois cas.

Comment situer votre cas

Les trois situations se départagent en trois vérifications, dans cet ordre — de la plus fréquente à la plus rare.

1. Le fichier est-il le bon ? Triez votre dossier de téléchargements par date. Le fichier signé est le plus récent, et il est plus lourd que l'original, parce que la signature ajoute des données.
2. A-t-il été touché depuis ? Demandez-vous s'il a été rouvert, réenregistré, compressé, converti ou imprimé après la signature. Si oui, la signature est rompue, quelle que soit son apparence.
3. À quel nom est le certificat ? Ouvrez le panneau des signatures de votre PDF. Le nom affiché doit être le vôtre. S'il s'agit du nom d'une société ou d'un service, c'est la troisième situation.

Si le message persiste alors que les trois points sont vérifiés, la difficulté ne vient plus du fichier mais de la manière dont la signature a été obtenue. La page sur la signature du document de synthèse reprend le parcours dans son ensemble.

Refus au dépôt et refus après dépôt

Ce message est un contrôle automatique, immédiat, effectué dans le navigateur au moment où vous envoyez le fichier. Il ne préjuge pas de la suite.

Un dossier peut être accepté ici, puis refusé plusieurs jours après par le greffe ou un autre organisme, pour des raisons qui n'ont rien à voir avec la signature. Ce second cas est traité dans le guide sur la formalité refusée après dépôt.

Questions fréquentes

Pourquoi ma signature n'est pas valide sur l'INPI ?

Parce que le contrôle automatique du Guichet Unique n'a pas trouvé dans le PDF déposé une signature répondant à l'article R123-5 du code de commerce. Trois situations produisent ce résultat : le fichier ne contient aucune signature électronique, le fichier a été modifié après la signature, ou la signature repose sur un certificat qui n'est pas établi au nom d'une personne physique.

Que veut dire le mot « cachet » dans le message d'erreur ?

Un cachet électronique est l'équivalent d'un tampon d'entreprise : il est établi au nom d'une personne morale, la société. Une signature électronique, elle, est établie au nom d'une personne physique. L'INPI précise que le titulaire du certificat doit être une personne physique : le mandataire, l'entrepreneur ou le représentant légal. Un cachet au nom d'une société est donc refusé, même s'il est techniquement valide.

Est-ce que je peux signer mon document avec Adobe Acrobat ?

Ce qui compte n'est pas le logiciel utilisé pour apposer la signature, mais le certificat sur lequel elle repose. Un logiciel de lecture de PDF peut parfaitement apposer une signature conforme si le certificat employé est un certificat qualifié établi à votre nom. Le même logiciel produira une signature refusée s'il applique une simple image ou un certificat au nom d'un tiers.

Est-ce que la création d'entreprise est concernée par ce message ?

Non. L'article R123-5 prévoit expressément que les dossiers de création d'entreprise, y compris les demandes d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés, peuvent être transmis avec une signature électronique simple. En pratique, l'INPI fait cocher une case, qui vaut signature et déclaration sur l'honneur. Ce message concerne les modifications, les cessations et le dépôt des comptes annuels.

Faut-il recommencer toute la formalité ?

Non. Le refus intervient au moment du dépôt du fichier signé, et il ne touche pas les données déjà saisies. La formalité reste dans votre espace, à l'étape de signature. Seul le fichier déposé est à reprendre.

Sources

• Article R123-5 du code de commerce, version en vigueur depuis le 1^er janvier 2023, modifiée par le décret n° 2022-1620 du 23 décembre 2022 — Légifrance.
• Règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 (eIDAS), articles 3 et 26.
• INPI, « Le certificat à choisir pour signer sa formalité de modification ou de cessation » — inpi.fr.

Page mise à jour le 23 août 2026. Site indépendant : les démarches officielles se font sur procedures.inpi.fr.